Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Oktober 2026. Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Tribus Postfach und weiterer Software der Tribus Solutions UG (haftungsbeschränkt).

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen der Tribus Solutions UG (haftungsbeschränkt), Donaustraße 44, 12043 Berlin („Tribus") und ihren Kunden über die Nutzung der von Tribus als Software-as-a-Service bereitgestellten Anwendungen, insbesondere Tribus Postfach („Dienst").

(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen, insbesondere Steuerberatungskanzleien und Unternehmen. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn Tribus ihnen nicht ausdrücklich widerspricht. Individuelle Vereinbarungen in Textform haben Vorrang vor diesen Bedingungen.

§ 2 Gegenstand des Dienstes

(1) Tribus Postfach verbindet sich mit vom Kunden freigegebenen E-Mail-Postfächern (Microsoft 365, Gmail, IMAP), erkennt eingehende E-Mails mit Belegen und Dokumenten, ordnet sie mithilfe künstlicher Intelligenz einer Kategorie und einem Mandanten zu und legt sie nach Freigabe oder nach vom Kunden festgelegten Regeln in DATEV ab.

(2) Der Dienst versendet keine E-Mails. Er verschiebt oder markiert E-Mails im Postfach nur, wenn der Kunde dies einstellt.

(3) Neue Organisationen starten im Testbetrieb. Im Testbetrieb schreibt der Dienst nichts in DATEV und verändert nichts im Postfach. Er zeigt lediglich an, wie eine E-Mail abgelegt würde. Den Wechsel in den echten Betrieb nimmt der Kunde selbst vor.

(4) Der Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung bzw. der individuellen Vereinbarung. Tribus darf den Dienst weiterentwickeln und ändern, soweit die vereinbarten Kernfunktionen erhalten bleiben und die Änderung dem Kunden zumutbar ist.

§ 3 Vertragsschluss und Zugang

(1) Der Vertrag kommt durch Registrierung und Annahme dieser Bedingungen in der Anwendung oder durch eine gesonderte Vereinbarung in Textform zustande.

(2) Der Kunde legt eine Organisation an und lädt die Personen ein, die den Dienst nutzen sollen. Er sorgt dafür, dass Zugangsdaten geheim gehalten werden, und informiert Tribus unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet.

(3) Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die über die Zugänge seiner Organisation vorgenommen werden.

§ 4 Anbindung von Postfächern und DATEV

(1) Postfächer werden über die Anmeldeverfahren der jeweiligen Anbieter (OAuth von Microsoft oder Google) oder über IMAP-Zugangsdaten verbunden. Der Kunde sichert zu, dass er berechtigt ist, die verbundenen Postfächer durch den Dienst verarbeiten zu lassen.

(2) Die Anbindung an DATEV erfolgt über die Schnittstellen der DATEV eG und über MandantenBrücke. Für die Nutzung von DATEV benötigt der Kunde eigene, gültige Verträge mit der DATEV eG.

(3) Für Verfügbarkeit, Änderungen und Einschränkungen der Schnittstellen von Microsoft, Google, DATEV und anderen Drittanbietern ist Tribus nicht verantwortlich. Tribus passt den Dienst an solche Änderungen in angemessener Frist an.

(4) Der Kunde kann die Verbindung zu einem Postfach jederzeit in der Anwendung trennen. Mit der Trennung löscht Tribus die gespeicherten Zugangsdaten für dieses Postfach.

§ 5 Künstliche Intelligenz und Prüfpflicht

(1) Kategorie und Mandant werden automatisch vorgeschlagen. Die Zuordnung beruht auf Wahrscheinlichkeiten und kann fehlerhaft sein.

(2) Der Kunde legt fest, welche Kategorien ohne Rückfrage abgelegt und welche zur Freigabe vorgelegt werden. Er prüft die Ergebnisse in angemessenem Umfang, insbesondere vor fristgebundenen oder steuerlich relevanten Vorgängen.

(3) Die fachliche Verantwortung für die Ablage, die Buchführung und die Beratung der Mandanten verbleibt beim Kunden. Der Dienst erbringt keine Steuerberatung.

§ 6 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde nutzt den Dienst nur im Rahmen der geltenden Gesetze und dieser Bedingungen. Er verarbeitet über den Dienst keine Inhalte, deren Verarbeitung rechtswidrig ist.

(2) Der Kunde hält Kategorien, Mandantenzuordnungen und Freigaberegeln aktuell und informiert seine Mitarbeitenden über die Nutzung des Dienstes.

(3) Der Dienst ersetzt keine Archivierung. Der Kunde erfüllt gesetzliche Aufbewahrungspflichten weiterhin selbst, etwa über DATEV DMS oder sein Postfach.

§ 7 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Tribus bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart ist.

(2) Wartungsarbeiten führt Tribus nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch und kündigt längere Unterbrechungen vorher an. E-Mails, die während einer Unterbrechung eingehen, verarbeitet der Dienst danach, soweit das Postfach sie weiterhin bereitstellt.

§ 8 Vergütung

(1) Die Vergütung richtet sich nach der individuellen Vereinbarung oder der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Während der Pilotphase wird die Vergütung im Einzelfall vereinbart. Ohne eine solche Vereinbarung ist die Nutzung im Testbetrieb unentgeltlich.

(3) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zahlbar. Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, darf Tribus den Zugang nach vorheriger Ankündigung mit angemessener Frist sperren.

§ 9 Datenschutz und Verschwiegenheit

(1) Soweit Tribus personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser geht diesen Bedingungen in seinem Anwendungsbereich vor.

(2) Tribus verarbeitet Inhalte aus den Postfächern nur, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. E-Mail-Inhalte werden nicht dauerhaft gespeichert, Anhänge nur zwischengespeichert, bis sie abgelegt sind. Daten aus den Postfächern werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nicht an Dritte verkauft.

(3) Tribus verpflichtet sich und alle eingesetzten Personen zur Verschwiegenheit über alle Informationen, von denen sie bei der Erbringung des Dienstes Kenntnis erhalten. Gegenüber Berufsgeheimnisträgern, insbesondere Steuerberatern, gilt dies als Verpflichtung im Sinne von § 62a StBerG und § 203 StGB. Tribus setzt Unterauftragnehmer nur ein, wenn diese in gleicher Weise zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

(4) Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und die Verarbeitung im Einzelnen sind in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben.

§ 10 Haftung

(1) Tribus haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflicht), ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Für den Verlust von Daten haftet Tribus nur in dem Umfang, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre. Für Fehler, die auf einer unterbliebenen Prüfung nach § 5 beruhen, haftet Tribus nicht.

§ 11 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit, sofern nichts anderes vereinbart ist. Er kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden. Der Testbetrieb kann jederzeit ohne Frist beendet werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Kündigungen bedürfen der Textform.

(4) Nach Vertragsende trennt Tribus alle verbundenen Postfächer, löscht die Zugangsdaten und löscht die Daten des Kunden innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bereits in DATEV abgelegte Dokumente bleiben davon unberührt.

§ 12 Änderungen dieser Bedingungen

Tribus kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies für den Kunden zumutbar ist. Tribus teilt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge weist Tribus in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Berlin, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.