Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026. Diese Erklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung von Tribus Postfach (app.tribus-solutions.de) verarbeitet werden. Eine Zusammenfassung auf Englisch für Nutzer von Google- und Microsoft-Konten steht am Ende.

Verantwortliche Stelle

Tribus Solutions UG (haftungsbeschränkt) Donaustraße 44 12043 Berlin E-Mail: [email protected]

Für Daten, die Kunden mit Tribus Postfach verarbeiten (Inhalte ihrer Postfächer, Mandantendaten), ist der jeweilige Kunde verantwortlich. Tribus verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Hosting und Server-Logfiles

Website und Anwendung laufen auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Der Datenverkehr läuft über das Netzwerk von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, das die Seiten vor Angriffen schützt und verschlüsselt ausliefert. Dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich gelten Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Beim Aufruf werden automatisch Daten erhoben, die Ihr Browser übermittelt: aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem sowie die IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien Betrieb und in der Sicherheit. Die Logdaten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen sowie Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für den Versand der Formularnachricht setzen wir Resend ein (Resend, Inc., San Francisco, Kalifornien, USA). Resend ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO für uns tätig. Die im Formular angegebenen Daten werden dabei an Server in den USA übermittelt.

Die USA sind ein Drittland im Sinne der DSGVO. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die wir mit Resend vereinbart haben. Trotz dieser Garantien lässt sich nicht ausschließen, dass US-Behörden auf die Daten zugreifen. Wenn Sie das vermeiden möchten, schreiben Sie uns stattdessen direkt an [email protected].

Ihre Angaben werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Tribus Postfach: Anmeldung und Benutzerkonto

Für die Anmeldung in der Anwendung setzen wir Clerk ein (Clerk, Inc., San Francisco, Kalifornien, USA). Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Organisationszugehörigkeit, Anmeldezeitpunkte sowie technische Daten wie IP-Adresse und Browser. Wenn Sie sich mit einem Google- oder Microsoft-Konto anmelden, erhalten wir von dort nur Name, E-Mail-Adresse und Profilbild.

Clerk setzt technisch notwendige Cookies, um Sie angemeldet zu halten. Clerk ist als Auftragsverarbeiter für uns tätig. Grundlage der Übermittlung in die USA sind das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags). Die Daten werden gelöscht, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird oder der Vertrag endet.

Tribus Postfach: Zugriff auf E-Mail-Postfächer

Kunden können Postfächer bei Google (Gmail, Google Workspace), Microsoft (Outlook, Microsoft 365) oder per IMAP verbinden. Die Verbindung erfolgt über die Anmeldeverfahren der Anbieter (OAuth). Tribus Postfach erhält dabei nur die Berechtigungen, die Sie auf dem Anmeldebildschirm des Anbieters ausdrücklich bestätigen.

Zugegriffen wird auf: Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Textinhalt und Anhänge eingehender E-Mails sowie die Ordner- bzw. Label-Struktur des Postfachs.

Wofür: Um eingehende E-Mails mit Belegen und Dokumenten zu erkennen, einer Kategorie und einem Mandanten zuzuordnen, sie in der Arbeitsliste anzuzeigen und nach Freigabe in DATEV abzulegen. Wenn der Kunde dies einstellt, versieht die Anwendung bearbeitete E-Mails mit einem Label oder verschiebt sie in einen Ordner.

Was nicht passiert: Tribus Postfach versendet keine E-Mails, löscht keine E-Mails und liest keine gesendeten E-Mails, Entwürfe, Spam oder Papierkorb. Im Testbetrieb wird im Postfach nichts verändert.

Die Verbindung zu den Postfächern hält die selbst betriebene Software EmailEngine auf unseren Servern in Deutschland. Die Zugriffstoken werden verschlüsselt gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Tribus Postfach: Automatische Zuordnung mit KI

Zur Zuordnung einer E-Mail zu einer Kategorie übermitteln wir Absenderadresse, Betreff und einen gekürzten Textauszug der E-Mail an die API von Anthropic (Anthropic, PBC, San Francisco, Kalifornien, USA). Anhänge werden nicht übermittelt.

Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich, um die Antwort zu erzeugen, und verwendet sie nach seinen kommerziellen Bedingungen nicht zum Training von KI-Modellen. Grundlage der Übermittlung in die USA sind Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Wir selbst verwenden Daten aus Postfächern nicht zum Training von KI-Modellen.

Tribus Postfach: Ablage in DATEV

Freigegebene Dokumente (Anhänge sowie die E-Mail als PDF) übertragen wir an die DATEV eG, Paumgartnerstr. 6–14, 90429 Nürnberg, in das DATEV-Konto des Kunden. Für Kanzleien geschieht dies über MandantenBrücke, einen Schnittstellendienst, der die Dokumente an DATEV DMS weiterreicht. Die Übertragung erfolgt nur in den Bestand des jeweiligen Kunden.

Speicherdauer bei der Anwendung

Den vollständigen Text von E-Mails speichern wir nicht. Er wird bei Bedarf aus dem Postfach geladen. Gespeichert werden Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Dateinamen der Anhänge) sowie Kategorie, Mandant und Status, damit Kunden die Arbeitsliste und den Verlauf sehen.

Anhänge werden nur zwischengespeichert, bis sie in DATEV abgelegt oder abgelehnt sind, höchstens 30 Tage.

Wird ein Postfach getrennt, löschen wir die Zugriffstoken sofort und die zwischengespeicherten Anhänge dieses Postfachs. Nach Vertragsende löschen wir alle Daten des Kunden innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zugriff widerrufen

Sie können ein Postfach jederzeit unter Einstellungen → Postfächer in Tribus Postfach trennen. Zusätzlich können Sie den Zugriff direkt beim Anbieter entziehen: bei Google unter myaccount.google.com/permissions, bei Microsoft unter myapps.microsoft.com bzw. account.live.com/consent/Manage.

Schriften

Die auf dieser Website verwendeten Schriften werden lokal vom eigenen Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Servern Dritter, und es werden dabei keine Daten an Dritte übermittelt.

Cookies und Analyse

Website und Anwendung setzen keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken und binden keine Analysedienste ein. In der Anwendung werden nur technisch notwendige Cookies für die Anmeldung gesetzt.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür an [email protected]. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

Summary in English: Google and Microsoft user data

Tribus Postfach is operated by Tribus Solutions UG (haftungsbeschränkt), Donaustraße 44, 12043 Berlin, Germany. Contact: [email protected].

Data accessed: When a customer connects a Gmail/Google Workspace or Microsoft 365/Outlook mailbox via OAuth, the app accesses incoming emails (sender, recipients, subject, date, body text, attachments) and the mailbox's labels or folders. For sign-in with Google or Microsoft, the app receives only name, email address and profile picture.

How the data is used: Solely to provide the user-facing features of the app: detect incoming emails that contain receipts and documents, assign them to a category and client, show them in the user's work list, file approved documents into the customer's own DATEV account, and, if the customer enables it, apply a label to or move the processed email. The app never sends or deletes emails.

Sharing: Sender address, subject and a shortened excerpt of the email text are sent to Anthropic's API to classify the email; attachments are not sent. Anthropic does not use this data to train models. Approved documents are transferred to DATEV eG at the customer's request. No other third parties receive Google or Microsoft user data. We do not sell user data and do not use it for advertising.

Storage and protection: Data is hosted on our own servers in Germany (Hetzner). Access tokens are stored encrypted. Full email bodies are not stored; attachments are cached only until filed and for at most 30 days. Disconnecting a mailbox deletes its tokens and cached attachments immediately; all customer data is deleted within 30 days after the contract ends.

AI: Google and Microsoft user data is not used to develop, improve or train generalized or non-personalized AI or machine learning models.

Tribus Postfach's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Humans at Tribus do not read Google user data unless the user explicitly asks us to (for example for support), it is necessary for security purposes or to comply with applicable law.

Revoking access: Disconnect the mailbox in the app under Settings → Mailboxes, or revoke access at myaccount.google.com/permissions (Google) or myapps.microsoft.com (Microsoft). To request deletion of your data, write to [email protected].